Missie en Statuten

Statuten + Regels

VRA Holland

Per 17 december 2011

 

1. Naam

De naam van de Assocation is Vulcan Riders Association, hierna genoemd als “de VRA Holland”.

  

2. Doel

De VRA Holland zal pogen:

  • Een middel te verstrekken voor enthousiasten van Kawasaki Vulcans van alle leeftijden en vaardigheidsniveaus om elkaar te ontmoeten bij treffens, uitjes en een sociale omgeving te scheppen in een familiaire sfeer.
  • Vulcans en motorfietsen in het algemeen te promoten als een prettige en veilige hobby waar mensen van alle leeftijden en capaciteiten van moeten kunnen genieten.
  • Het imago van de Vulcan Riders Association en de motorrijders in het algemeen te promoten door betrokkenheid te tonen in algemene motorgerelateerde discussies en activiteiten voor goede doelen en door aangetoond verantwoordelijk motorrijden.

 

3. Logo

Het logo van de VRA Holland is auteursrechtelijk beschermd en ligt bij het Association Executive Committee.

  • Het VRA Holland ruglogo mag uitsluitend gebruikt worden door VRA members, deze kan worden aangeschaft op een Algemene Ledenvergadering mits het lid gedurende het voorafgaande jaar minimaal 2x aanwezig was op clubbijeenkomsten.
  • Het Chapter 31 logo is alleen verkrijgbaar voor members  en wordt gedragen als front patch op de linkerkant van het vest of de jas.
  • Het logo mag niet worden misbruikt, of gedragen worden door leden, op een of andere manier die afwijkt van de richtlijnen. De VRA heeft geen MC cultuur en het logo moet op geen enkele wijze deze impressie geven; zoals bijv. een onderdeel zijn van een driedelige rugpatch.

 

4. AEC

Het Association Executive Committe is het overkoepelend orgaan van de VRA Holland.

  • De leden van het AEC zijn de Nationale Presidenten van elk land (of hun aangewezen vervanger) en de Nationale Vice-Presidenten.
  • De Nationale Chapters, de World President, en de Non Chapter Member President hebben elk één stem.
  • Van de beschikbare Nationale Officers, zal het AEC een World President, een World Vice-President , een Non Chapter Member President en indien nodig andere Officers kiezen.
  • Het AEC heeft het recht om contributie te vragen aan elk Nationale Chapter.
  • De Nationale Webmasters zijn een deel van het AEC, maar omdat zij aangewezen Officers zijn hebben ze geen stemrecht.

 

5. AEC financiën

Het AEC zal worden gefinancierd door het heffen van contributie van elk National Chapter aan de hand van het aantal geregistreerde leden. Er zijn geen vaste prijzen. Indien nodig zal het AEC een besluit nemen over de hoogte van de contributie of het financieren van speciale doeleinden.

 

6. Nationale en Regionale Chapters

Standaard is de VRA verdeeld in Nationale Chapters, met één Chapter per land, genoemd naar het internationale landen(telefoon)nummer. USA=1, Engeland=44, Zweden=46 etc.

Nationale Chapters zullen de statuten van hun Chapter en de beslissingen van het AEC volgen. Indien, op elk ogenblik, een Chapter zich niet aan de richtlijnen of aan de grondslag van deze richtlijnen houdt, zal het Chapter worden opgeheven.

Indien een specifiek land kiest voor meerdere regio’s of locale organisaties binnen zijn grenzen, zullen deze als volgt worden genoemd:

  • Regionale Chapters – een Chapter ontstaan door regionale grenzen. Een regionaal Chapter heeft één of meer aangewezen Regionale Officers. Regionale Chapters staan altijd onder het beleid van een Nationaal Chapter
  • Locale Chapters – een Chapter ontstaan door een centrale stad, stad of locatie. Een Locale Chapter heeft locaal gekozen Officers om het Locale Chapter te leiden. Locale Chapters staan altijd onder het beleid van een Nationale Chapter.

 

7. Definitie van de bestuursleden

Gekozen bestuurslid – Een full member gekozen om een chapter te leiden:

  • President – De President is het nominale hoofd van een chapter.
  • Vice-President – De Vice-President zal, over het algemeen, de President assisteren en er wordt verwacht dat hij de taken van de President overneemt tijdens diens afwezigheid. De Vice-President zal deze taak aannemen totdat er iemand wordt benoemd.
  • Secretary – De Secretary is verantwoordelijk voor de notulen tijdens vergaderingen en l een overzicht te verdelen onder de leden. De Secretary is verantwoordelijk voor het veilig bewaren van alle verslagen en andere documenten die betrekking hebben tot de Association.
  • Treasurer – De Treasurer zal een accurate boekhouding van de financiën van de chapter bijhouden. Bij elke vergadering zal de Treasurer een financieel verslag overleggen met daarin de balans en alle gedane transacties sinds de laatste vergadering.
  • Backoffice – De backoffice is verantwoordelijk voor het ledenbestand en zal, indien nodig, de Secretary ondersteunen.

 

Aangewezen officer – Een full member aangewezen door het bestuur om een functie uit te voeren voor het chapter:

  • Webmaster – De Webmaster is verplicht voor alle nationale Chapters. Elke Nationale Chapter zal een website presenteren met daarop tenminste:
  1. Namen en contactinformatie van alle bestuursleden.
  2. Het totale aantal leden van de Nationale Chapter
  3. De notulen van de laatste Algemene Ledenvergadering
  4. Links naar VRA Internationale Websites

 

  • Tourcoördinator 
  1. Het is de taak van de tourcoördinator om advies uit te brengen naar het bestuur betreffende de aanstelling van bijv. Sgt. at Arms, Roadcaptains.
  2. De noodzakelijke toevoeging van overige officers zal per chapter verschillen.
  3. De taak van een bestuurslid / officer mag nooit in strijd komen met de statuten.

 

  1. De in- en verkoop van de merchandise en draagt zorg voor de levering van de merchandise bij de klant.
  2. Het voorraad beheer van de merchandise zowel in opslag als op de webshop. 
  3. Het financieel beheer, i.s.m. de Treasurer, van de in- en verkoop van de Merchandise.
  4. De beheerder Merchandise levert 1x per maand een voorraadlijst en financieel overzicht aan bij de Treasurer. Na controle presenteert de Treasurer deze lijsten tijdens de bestuursvergadering aan het bestuur.

 

Functiebeschrijving Evenementen Commissie VRA Holland.

Algemeen:

a. De Evenementen Commissie wordt aangesteld door het bestuur van de VRA Holland.

b. De Evenementen Commissiebestaat uit 2 personen die minimaal 3 jaar lid (A, B of C) van de VRA Holland te zijn.

c. De Evenementen Commissie maakt geen onderdeel uit van het bestuur en heeft geen stembevoegdheid.

d. De Evenementen Commissie legt in eerste instantie verantwoording af aan het bestuur VRA Holland.

e. De Evenementen Commissie is gemachtigd andere leden tijdelijk aan te stellen om op evenementen te ondersteunen.

 

Functie inhoud:

De Evenementen Commissie is verantwoordelijk voor:

a. Het organiseren van evenementen voor de VRA Holland buiten de door het bestuur aangegeven evenementen zoals de Algemene Ledenvergadering, Show Your Bike en het Nationale VRA Treffen.

b. Namens het bestuur hetcoördineren en/of ondersteunen van activiteiten georganiseerd door de leden zoals Weidetreffens.

c. De financiële planningvan de door de commissie geplande en/of te steunen evenementen.

 

Procedures:

a. De Evenementen Commissie levert aan het voltallige bestuur tijdig een overzicht van evenementen waarin vermeldt de datum en soort evenement, locatie, programma en financiële begroting. Tijdens de eerstvolgende bestuursvergadering zal het bestuur een besluit nemen. In overleg met de Treasurer zal bepaald worden wat er aan budget beschikbaar is. Aan de hand van de uitkomst zal de Evenementen Commissie waar nodig offertes aanvragen bij de respectievelijke leveranciers en detailafspraken maken.

b. De Evenementen Commissie draagt zorg voor een boekhouding van het evenement. Zij registreert het aantal deelnemers en draagt i.o.m. de Treasurer zorg voor de te ontvangen gelden van deelnemers.

c. De Evenementen Commissie bestelt namens de VRA Holland de benodigde artikelen en laat de rekening sturen naar de Treasurer. De Treasurer draagt zorg voor de verdere financiële afwikkeling.

d. Aan het einde van het evenement zal de Evenementen Commissie zorg dragen dat de afwikkeling van het evenement wordt voltooid en de Treasurer een volledige boekhouding overhandigen.

e. De Evenementen Commissie is in principe aanwezig op de evenementen van de VRA Holland. Bij evenementen in het buitenland heeft de Evenementen Commissie geen verantwoordelijkheid.

f. Indien de Evenementen Commissie zich laat assisteren door een,- of meerdere leden van de VRA Holland draagt zij zorg voor duidelijke instructies m.b.t. taken en bevoegdheden van deze leden.

 

 8. Lidmaatschap

  • Een vereiste voor een full member bij de VRA Holland is een geregistreerde, rijdende Kawasaki Vulcan van elk type. Alle bestuurders moeten verzekerd zijn en in het bezit zijn van een geldig rijbewijs.
  • Echtgenoten (s), partners en kinderen van full members mogen member zijn zonder stemrecht. 
  • Alle members krijgen een uniek VRA lidnummer bij de VRA Holland.
  • Het bestuur houdt zich het recht om een lidmaatschap te weigeren.
  • De VRA Holland kan een lidmaatschap, of privileges, van ieder member, wiens gedrag de veiligheid van de VRA Holland of zijn leden bedreigt of op enige andere wijze in  conflict zijn met de richtlijnen en waarden van de VRA Holland, stopzetten / opzeggen.

 

9. Verkiezingen

  • De VRA Holland zal een President, Vice-President, Secretary, Treasurer en een Backoffice  kiezen.
  • Alleen full members mogen gekozen worden tot bestuurslid / officer of meedoen aan de stemming van een bestuurslid / officer.
  • Indien er zich, voorafgaand aan de jaarlijkse Algemene Ledenvergadering, full members beschikbaar stellen voor een bestuursfunctie, zullen er opnieuw verkiezingen volgen.
  • Een gekozen bestuurslid kan worden weggestemd door een meerderheid van 2/3  van de aanwezige full members op de jaarlijkse Algemene Ledenvergadering.
  • Bij afwezigheid van de President zal de Vice-President de functie van de President overnemen.
  • Full members mogen maar één bestuursfunctie bekleden.
  • Full members die zich kandidaat stellen voor een bestuursfunctie moeten minimaal 1 jaar lid zijn en regelmatig op clubactiviteiten aanwezig geweest zijn. Zij moeten dit minimaal 6 weken voor de Algemene Ledenvergadering kenbaar maken door een schrijven (naar de Secretary) met daarop 2 handtekeningen van full members die ook minimaal sinds 1 jaar lid zijn.
  • Indien een zittend bestuurslid zich beschikbaar stelt voor een andere bestuursfunctie, komt zijn / haar huidige functie voor hem / haar te vervallen, als er geen andere kandidaten zijn.

 

10. Stemming

  • De VRA Holland zal democratisch geleid worden door stemming bij de Algemene Ledenvergadering.
  • Iedere aanwezige full member heeft één stem.
  • Elk full member kan een anonieme stemming aanvragen.

 

11.  Vergaderingen

  • Er zullen regelmatig ( minimaal 4x per jaar ) bestuursvergaderingen worden gehouden.
  • Er zal 1x per jaar ( in januari ) een Algemene Ledenvergadering worden gehouden.

 

12. Financiën VRA Holland

  • Alle gelden verkregen door contributie, collectes, verkoop van de merchandise of andere middelen zullen worden gestort op een bankrekening op naam van de VRA Holland. Alle financiën moeten binnen de VRA Holland rekeningen worden beheerd. Dus niet op privé rekeningen van leden.
  • De Treasurer zal van alle transacties van de inkomsten en uitgaven een overzicht bijhouden.
  • Er zal een kascontrole worden aangewezen om het financiële overzicht, voorafgaande aan de jaarvergadering, te controleren.

 

13. Ontbinding / Opheffing

  • Indien de VRA Holland, om welke reden dan ook, wordt opgeheven, zullen alle tegoeden en bezittingen, na afhandeling van alle schulden, worden gegeven aan een organisatie met dezelfde of soortgelijke doeleinden als de VRA Holland of worden gedoneerd aan erkend goed doel.
  • De ontvangende organisatie zal worden gekozen door een meerderheid aan stemmen van de nog aanwezige full members voorafgaand aan de ontbinding.

 

14. Wijzigingen / Toevoegingen

  • Wijzigingen en / of toevoegingen van de statuten van het AEC moeten worden goedgekeurd door een meerderheid van stemmen van het Association Executive Committee.
  • Wijzigingen en / of toevoegingen van de statuten van de VRA Holland mogen niet in conflict komen met de statuten van het AEC en moeten worden goedgekeurd door een meerderheid van stemmen van het bestuur van de VRA Holland.
  • Wijzigingen en / of toevoegingen van de statuten van de Locale Chapters mogen niet in conflict komen met de statuten van het Nationale Chapter en moeten worden goedgekeurd door het Nationale Chapter.

 

 

Alkmaar, 17 december 2011                                   Alkmaar, 17 december 2011

 

President VRA Holland                                            Vice-President VRA Holland

“De Mosselman”                                                     “Sidecar”

Dhr. J. Versteeg         

                                              Dhr. J. van Lijf

Copyright VRA Holland, 2012
All Rights Reserved.